Teams-Gruppen als Verteilerlisten nutzen

Unter Umständen kann es hilfreich sein, Mitglieder eines Teams direkt per Mail zu kontaktieren. Dadurch kann sichergestellt werden, dass jedes Mitglied die Informationen auch sieht. Im Folgenden werde ich die dafür notwendigen Schritte kurz vorstellen:

Jedes Team basiert auf einer O365-Gruppe mit einer zugehörigen Mailadresse. Nachrichten, die an diese Adresse geschickt werden, werden typischerweise sowohl in der Mailbox der Gruppe, als auch im Chatverlauf des Teams angezeigt. Standardmäßig wird sie jedoch nicht an die Mailboxen aller Mitglieder des Teams weitergeleitet.

Eine solche Weiterleitung kann mit wenig Aufwand im O365 Admin Center eingerichtet werden. Navigieren Sie dazu zum Reiter Groups und wählen die gewünschte O365-Gruppe aus. Im Bereich General wird unter anderem die Mailadresse der Gruppe angezeigt:

Um die automatische Weiterleitung von Mails an die Mitglieder der Gruppe zu erlauben, muss im Reiter Settings die Option „Send copies of group conversations and events to group members“ aktiviert werden. Falls einige Teilnehmer der Gruppe nicht Teil der eigenen Organisation sind, also eine externe Mailadresse besitzen, aber dennoch Mails an die Gruppe senden können sollen, muss zusätzlich die Option „Allow external senders to email this group“ gewählt werden. Hierbei ist zu beachten, dass nach Aktivierung der Option jeder, also auch Nicht-Mitglieder, Mails an die Gruppe senden können.

Office 365, Microsoft TeamsChristoph Wieland20. Mai 2020Teams, Verteilerliste, Distribution Group