Kontaktinformationen in Exchange

Häufig kommen Kunden auf uns zu und möchten wissen, wie ihre User eigenständig Konto- bzw. Kontaktinformationen wie die Adresse des Büros oder die aktuelle Telefonnummer in Outlook hinterlegen können.
Leider können wir in diesen Fällen keine vollständig zufriedenstellende Antwort geben. Microsoft hat diese Funktion nämlich nicht in Outlook integriert. Änderungen an Kontoinformationen können ausschließlich online getätigt werden, was uns auch so in Outlook angezeigt wird.

Je nachdem, ob wir eine reguläre Exchange-Umgebung oder Exchange Online verwenden unterscheiden sich hier die URLs für den Web-Zugriff:

Änderung von Kontaktinformationen über die Weboberfläche

Wie werden die Informationen nun gesetzt? Nehmen wir dazu einen User namens Max Mustermann, der von einem Admin neu angelegt wurde. Öffnen wir die Eigenschaften des Users mithilfe von Active Directory Users and Computers sehen wir, dass beispielsweise noch kein Büro hinterlegt ist.

Der Admin weiß in unserem Fall auch nicht, wo das Büro von Herr Mustermann liegt. Herr Mustermann muss diese Information also selbst setzen. Wie er das bewerkstelligen könnte, sehen wir anhand der folgenden Schritte:

Zuerst navigieren wir in der OWA über Options zu Account.

Unter my account klicken wir auf Edit information…

Nun wählen wir aus photo, general, contact location und contact numbers die passende Kategorie aus. Im Falle der Bürobeschreibung ist es contact location, wo wir die gewünschte Büroadresse hinterlegen.

Bei der grafischen Oberfläche unter Exchange 2016 bzw. Office 365 funktioniert die Konfiguration ähnlich, allerdings unterscheiden sich die Begrifflichkeiten ein wenig und es gibt beispielsweise keine Kategorieunterteilung der Kontoinformationen mehr.

Haben wir die Änderungen bestätigt, werden diese automatisch mit dem Active Directory repliziert.

Ändern von Kontaktinformationen verbieten

Nehmen wir an, wir wollen unseren Nutzern die Änderungen von Kontoinformationen untersagen. Wie lässt sich das umsetzen?
Berechtigungen an Endnutzer werden in Microsoft Exchange mithilfe von Rollen vergeben. Identifizieren kann man diese Rollen an dem Präfix My. Die Rollen werden unter einer sog. RoleAssignmentPolicy zusammengefasst und den korrespondierenden Mailboxen der User zugewiesen.

Max Mustermann ist aktuell die DefaultRoleAssignmentPolicy zugewiesen, die standardmäßig bei der Installation unseres Exchange-Systems angelegt wird.

Die zu dieser Policy zugeordneten Rollen können wir uns auch anzeigen lassen.

Die Rolle, die für das Ändern von Kontoinformationen notwendig ist, lautet MyContactInformation.

Wir haben nun die Möglichkeit entweder die bestehende Policy zu ändern oder eine neue Policy zu erstellen und diese Herr Mustermann zuzuordnen. Wir entscheiden uns für erstere Option.

User Roles werden den RoleAssignmentPolicies über sog. ManagementRoleAssignments zugewiesen.

Um MyContactInformation aus der Policy zu entfernen, muss das zugehörige ManagementRoleAssignment gelöscht werden.

Die User, denen die Default Role Assignment Policy zugewiesen ist, sind nun nicht mehr in der Lage, ihre Kontaktinformationen eigenständig zu verändern.

Wem die Arbeit mit der Exchange Management Shell nicht zusagt, kann die Einstellung auch im ExchangeAdminCenter (EAC) tätigen. Dafür navigiert man unter permissions über die userroles zur DefaultRoleAssignmentPolicy.

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