Dieser Artikel gilt für: Exchange 2010, Outlook 2010 Schon seit längerem gibt es unter Microsoft Exchange Server die Möglichkeit E-Mails zu archivieren. Bisher war es jedoch nur möglich dies sehr einheitlich zu tun. Mit Exchange 2010 in Zusammenarbeit mit Outlook 2010 ist es nun möglich als Administrator Archivierungsvorgaben zu machen, der Benutzer hat allerdings die Möglichkeit unter verschiedenen zu wählen. Diese verschiedenen Archivierungsmöglichkeiten lassen sich sogar auf einzelne E-Mails anwenden, was dem Benutzer sehr viel Spielraum bei der Archivierung bietet.

Die wohl größte Neuerung ist, dass es sich hierbei um ein Online-Archiv handelt. Dieses wird wie eine Art 2. Mailbox auf dem Exchange-Server gespeichert und kann von jedem Platz, an dem auf die eigentliche Mailbox zugegriffen werden kann, aus eingesehen werden.

Der folgende Artikel beschäftigt sich näher mit diesen erweiterten Archivierungen unter Exchange 2010 in Zusammenarbeit mit Outlook 2010.

Was sind Policy Tags

Unter Exchange 2010 gibt es 3 verschieden Arten von Archivierungs-Policies:

  • Default Policy Tags (Diese Policy wird auf alle Objekte angewendet, die keiner anderen Policy zugeordnet sind)
  • Retention Policy Tags (Diese Policies werden auf vom Administrator festgelegte Standardordner angewendet)
  • Personal Tags (Diese Policies werden vom Administrator angelegt, dem Benutzer bleibt allerdings überlassen, wo sie angewendet werden)

Das Verwalten dieser Policies ist vor SP1 nur über die Exchange Management Shell möglich.

Anlegen von Policy Tags - via Shell

Alle Policies werden über folgenden Befehl angelegt:

New-RetentionPolicyTag NAME -Type TYP -Comment BESCHREIBUNG -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention ANZAHLTAGE -RetentionAction ACTION

Hierbei kann man NAME und BESCHREIBUNG beliebig wählen. Beides wird dem Benutzer später angezeigt. TYP muss nun noch durch die gewünschte Policy Art ersetzt werden:

  • ALL für den Default Policy Tag
  • PERSONAL für ein Personal Tag
  • FOLDER-NAME für ein Retention Policy Tag

FOLDER-NAME wird hierbei durch einen der folgenden Default-Ordner ersetzt:

  • Conversation History
  • Deleted Items
  • Drafts
  • Inbox
  • Journal
  • Junk E-mail
  • Notes
  • Outbox
  • RSS Feeds
  • Recoverable Items
  • Sent Items
  • Sync Issues

wichtig hierbei ist, dass Pro Policy nur ein Retention Policy Tag pro Ordner zur Verfügung steht.

als ACTION stehen zur Verfügung:

  • MarkAsPastRetentionLimit
  • MoveToDeletedItems
  • DeleteAndAllowRecovery
  • PermanentlyDelete
  • MoveToArchive

Außerdem muss pro Policy ein Policy Tag als primär gekennzeichnet sein:

New-RetentionPolicyTag NAME -Type TYP -Comment BESCHREIBUNG -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention ANZAHLTAGE -RetentionAction ACTION -IsPrimary $true

Anlegen von Policy Tags - via GUI

In der Exchange Management Console unter Organization Configuration -> Mailbox gibt es die Tabs Retention Policy Tags und Retention Policies. Hier werden alle vorhandenen Policy Tags bzw. Policies aufgelistet.

Über New Retention Policy Tag... kann man nun mit ähnlichen Einstellungen wie in der Shell einen neuen Policy Tag anlegen:

Die passende Policy - via Shell

Die erstellten Tags müssen nun zu einer Policy zusammengefasst werden, da nur Policies später den Mailboxen zugeordnet werden können. Dies passiert über folgenden Befehl:

New-RetentionPolicy NAME -RetentionPolicyTagLinks ITEMS

ITEMS wird durch die zuvor erstellten Policy Tags ersetzt: Policy1, Policy2, Policy3. Außerdem ersetzt man NAME durch den gewünschten Namen der Policy.

Hiermit kann man nun für verschiedene Benutzergruppen oder Anwendungsgebiete Policies erstellen.

Erstellen einer RetentionPolicy

Für jede Mailbox eine eigene Policy - via Shell

Im nächsten Schritt werden diese Policies nun mit einzelne Mailboxen verlinkt:

Set-Mailbox MAILBOXNAME -RetentionPolicy POLICYNAME

Hierbei muss MAILBOXNAME durch den entsprechenden Namen des Benutzers und POLICYNAME durch eine zuvor erstellte Policy ersetzt werden.

Das Verknüpfen von Mailbox und RetentionPolicy

Alternativ kann man natürlich auch allen Mitglieder einer DistributionGroup eine Retention Policy zuweisen:

Get-DistributionGroupMember -Identity NAME | Set-Mailbox -RetentionPolicy POLICYNAME

Hierbei ersetzt man einfach NAME durch den Namen der DistributionGroup.

All diese Änderungen werden erst nach einem Durchlauf des ManagedFolderAssistant wirksam. Dieser läuft standardmäßig von 01:00 Uhr - 09:00 Uhr. Wer allerdings nicht so lange warten möchte, kann diesen auch per Hand anstoßen:

Start-ManagedFolderAssistant

Die passende Policy und die Mailbox - via GUI

Unter dem Tab Retention Policies kann man nun über New Retention Policy... eine Policy erstellen und somit mehrere Tags zusammenfassen:

Beim Erstellen über die GUI werden die Schritte Erstellen der Policy und Zuordnen zu einer Mailbox vereint:

Das Endergebnis

Nun kann jeder Benutzer in Office 2010 das Archivierungsverhalten seiner Ordnerstruktur selbst anpassen:

Das Endergebnis in Outlook 2010

Weiterführende Links: