Quicktipp: gelöschte Elemente und Freigaben in Outlook

Für die meisten Unternehmen ist die Verwendung von Shared Mailboxes oder Funktionspostfächern gängig. Hierbei ist der eine oder andere bestimmt schon auf folgendes Problem gestoßen:
Ein Stellvertreter (Delegate) sendet im Namen der Shared Mailbox, aber die Mail verbleibt im Postfach des Stellvertreters. Um dies zu umgehen, lässt sich durch Setzen des Registry-Keys DelegateSentItemsStyle (Reg_DWORD) auf den Wert 1 das Verhalten so ändern, dass stattdessen die Mail in dem Ordner der Shared Mailbox abgelegt wird. Unter Exchange 2010 ließ sich dieses Verhalten über das Cmdlet Set-MailboxSentItemsConfiguration [1] mit dem Parameter SendAsItemsCopedTo bestimmen.

Im Falle des Löschens von Elementen in der Shared Mailbox lässt sich dies ebenfalls feststellen.
Für diesen Fall gibt es eine Outlook-Richtlinie, die das Verhalten so ändert, dass gelöschte Elemente in der Mailbox des Besitzers gespeichert werden und nicht in jener des Stellvertreters. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass der Stellvertreter dafür auch Berechtigungen auf den Ordner „Gelöschte Elemente“ des Besitzers benötigt. Der Stellvertreter benötigt hier mindestens die Berechtigung Autor. Im Falle einer Shared Mailbox führt dies meist zu keinen Problemen, da i. d. R. die Berechtigungen auf das gesamte Postfach gesetzt werden.
Besagte Richtline Store deleted items in owner’s mailbox instead of delegate’s mailbox kann unter folgendem Pfad gefunden werden: User Configuration > Policies > Administrative Templates > Microsoft Outlook > <Outlook Version>> Outlook Options > Delegates.
Der zugehörige Registry-Key vom Typ Reg_DWORD DelegateWastebasketStyle befindet sich unter HKCU\Software\Microsoft\Office\<OfficeVersion>\Outlook\Options\General. Der Wert 4 steht hierbei für enabled, sprich dass gelöschte Elemente beim Besitzer gespeichert werden und der Wert 8 für disabled, sodass jene Elemente im Postfach des Stellvertreters verbleiben.

Wenn allerdings ein Benutzer nur seinen Kalender freigibt, dann können die Stellvertreter zwar wie vorgesehen Einträge erstellen, aber keine Elemente löschen.

[1] https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/mailboxes/set-mailboxsentitemsconfiguration?view=exchange-ps


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Luis Deventer